成長する社員の力で、組織の未来を切り開く 〜株式会社ソフィアステージ〜

「安心して働くことのできる場づくり」を実現するための”人材育成と組織活性化”に必要なプランをご提供いたします。
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【閑話休題】働き方改革、まずは個人のPCから整理整頓
日々の仕事に追われて、机回りや書棚など、少しずつ乱雑になっていく、なんてことはありせんか?

毎日使用するパソコン内にあるデータ整理を怠り、必要なときにすぐデータが取り出せず、必死になってデータを探すような経験はないでしょうか?

探し物で時間をロスする前に、日々整理することが望まれます。



「3S活動」は工場の中だけで行う改善活動ではありません。今回はパソコン内の3S活動をご紹介しましょう。



1つ目のS:整理

必要なデータ、不要なデータに分けて、不要なデータは捨てます。不要なデータとは、例えば1年以上使わないデータの多くは二度とつかわない、つまり不要なデータとも言えます。しかし、いきなり廃棄するのは勇気がいりますね。「○年後廃棄」というようなフォルダーに一旦仮置きをして、年度末などに廃棄するなどのルールを決めるとよいでしょう。



2つ目のS:整頓

「定位置・定量・定方向」が整頓の基本ですが、PCの整頓は、ファイル名の修正をすることが中心となります。

ファイル名の頭に日付を入れると並び替えも簡単ですし、いつの時点のデータか明白になります。

(例)

2017.04.01_****

2017.04.05_****



階層はどうでしょうか?例えばフォルダー内にさらに複数のフォルダーが存在し、それと並んでワードやエクセルのデータが保存されているのであれば、ワードやエクセルは入れる階層が異なります。いずれかのフォルダーに格納しましょう。



3つ目のS:清掃

月に1度はPC内の掃除をしましょう。不要なデータはゴミ箱に入れて空にします。



定期的にパソコン内を整理しておくと、探し物が減ったり、必要なデータがすぐに取り出せます。データを探す無駄な時間の蓄積が、日々の残業にも影響しかねません。



なお、整理整頓を行うなかで、勢い余って必要なデータまで削除しないように注意しましょう。

念のために、仮置きフォルダーなどを作るなどして、”痛恨のミス”とならないように…と思います。



PC内の整理整頓、ぜひ継続して実行することをお勧めします。

パソコンで確定申告をしている人のイラスト



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